不要再把email標記未讀！信箱爆滿怎麼辦？3個實用技巧瞬間清空

你是否也因信箱堆滿未讀郵件而感到焦慮，無法專心工作？你知道如何有效清理信箱嗎？把email標記為未讀，一點效率都沒有！其實你只需3個步驟，就能清理出一個井然有序的信箱。

3步驟清理信箱

步驟1：移除沒必要看到的email

人們常會把未讀郵件的數量當成是一種榮譽的象徵，例如，我有890封未讀郵件，或者我的收件匣裡有數千封email！但這通常只說明了兩件事，你漏掉了890封直接發給你的郵件，這意味著你的許多同事將感到沮喪；或者你收到了很多實際上不須出現在你的收件匣的email。而通常的情況是後者。

收件匣中不打開的郵件，就像你衣櫃裡不穿的衣服一樣，擁有890件因不合身或已退流行而不穿的襯衫，並沒什麼了不起，只會讓你在決定穿什麼衣服時壓力更大，即使這些衣服永遠不會離開衣架，你的注意力仍會被吸引到這些衣服上。

與此類似，收件匣中即使是你不會打開的每一封郵件，都會消耗你的專注力；一旦email出現在你的收件匣裡，無論你是否點開，那粗體字會讓你的大腦，誤以為必須要處理些什麼。

如何清理收件匣？第一步驟的目標是從收件匣中，清理掉盡可能多的不需要的email。你可以在email程式中開創郵件篩選器或規則，使不需要的郵件永遠不會進入收件匣。

有看清你如何被粗體字句吸引嗎？這也適用於你不須在意的收件匣裡未讀郵件的主旨欄。對許多人來說，那些未讀的郵件通常來自無意間訂閱的電子報或即時新聞通知，處理的快速方法是在收件匣中搜尋「取消訂閱」或「在瀏覽器中查看」等關鍵字。

設定計時器為30分鐘，看看你能清除多少不應出現在收件匣的email，並將它當成遊戲，找出每一封不該花時間看的郵件，並找出一種方法來防止這再次發生：創建郵件過濾器、封鎖寄件人、取消訂閱或將其標記為垃圾郵件。

這種清理類似丟棄那些你不再穿的衣服，在投注了時間之後，你查看email時將只看到自己需要的內容，這會讓你感到心滿意足。

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步驟2：凸顯出確實必須看到的郵件

假如公司執行長直接寄email給你，其呈現方式應與執行長廣發給全公司成員的郵件截然不同；教授直接寄給你的email顯現的方式，也應和他寄給全班學生的有所區別；小孩的校長給你的email，也應與學校每周電子報判然有別。

當你開很多會或經常出差，而主要使用手機查看email，應當理清什麼email須立即打開，哪些可以稍後再處理，要讓未來的自己打開email前，就掌握許多關於郵件內容的資訊，那樣一來，查看收件匣就能迅速找出重要郵件，並可節省精力。

為email創建諸如VIP或緊急通知等標籤，然後以過濾器或規則來自動應用各項標籤，在Gmail中，我們可借助過濾器規則來自動添加標籤到郵件，讓你的email程式自動標記必須優先處理的郵件，這樣打開任何email之前只須快速瀏覽，就可以了解收件匣裡有無重要email。

創建一些這樣的規則，可讓未來的你永遠不致錯過重要的email，視覺提示功能可在你閱讀主旨欄之前安排好部分email的優先順序。

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步驟3：像整理待洗衣物那樣分類你的email

讓我們暫時擱下郵件，談談多數人更了解的事情—洗衣服。假如我要求你用以下方式烘乾衣服，你會怎麼想？

• 打開烘乾機的門並取出一件襯衫。
• 把那件襯衫摺好，然後走上樓把它放進衣櫃裡，接著下樓走到烘衣機前。
• 找出另一件襯衫並摺好它，上樓把它放入衣櫥中，然後下樓走回烘乾機前。
• 拿出一條褲子，但它還濕濕的，那就把它扔回烘衣機中那堆衣服裡。
• 你找到一隻襪子，但不想找出另一隻襪子，於是拿著一隻襪子上樓，把它放到襪子抽屜裡，然後再走下樓。
• 你取出一條褲子，等一下，這是你已碰過的那條還濕濕的褲子，所以再次把它放回去。
• 你並不真的想把烘乾機完全清空，而且又把後來洗好的衣物放進來，然後不斷重複做著相同的事情。
• 每次你需要一件特定的衣物就會感到恐慌，因為你不知道它是否在烘乾機裡，或者是忘了洗，或實際上已經洗好而且收起來了。
• 你讓烘乾機的門整天開著，這樣你就可以看到裡面的衣服，藉此提醒自己還沒有完成整個洗衣流程。

這樣做事多沒效率，想一想這浪費掉多少精力點數！這無疑是一種糟透了，而且讓人倍感壓力的洗衣方式。然而，許多人正是用同樣的方式處理電子郵件。

把email標記為未讀（將濕衣服扔到一堆乾衣服裡）；收件匣未歸零（烘乾機從未清空）；一天查看email至少15次，卻不清理收件匣（一天裡反覆看著滿滿的烘乾機，提醒自己裡面有一大堆沒處理的混亂衣物）；在半夜醒來，不確定自己是否已經回覆郵件，或者不清楚有沒有錯過重要email（正如疑惑那件粉紅色的襯衫在哪裡？）。那麼，洗衣服的比喻能夠給予我們什麼關於管理email的啟發呢？

• 我們決心處理好email，並且特地撥出時間，而不是像上述處理衣物方式那樣不停地東翻西找。
• 我們在撥出的時間內全面清理收件匣裡所有郵件，直到完成為止，就像把烘乾機清空一樣。
• 我們運用回覆／閱覽／重新檢視等標籤來把email分門別類。就像是區分出須摺疊／掛好／配對的襪子。
• 我們一次處理好歸於同一類的事情：摺好所有衣服／讀完所有郵件，並且善加利用批次作業的益處。
• 我們最多會碰到email／衣物兩次（第一次將其分類，第二次則回覆郵件／疊衣服）。我們在每件email耗費的精力理應降到最低。
• 我們將分類／閱覽／回覆郵件視為不同的活動，並且不要混雜在一起（不要只摺好一件襯衫，就去掛一件連衣裙，然後去找出成對的襪子）。
• 即使沒有時間回覆所有的email（掛好所有的衣物），我們還是處理了部分郵件（掛好了一些衣服），而且假如我們找不到來自老闆的那封email（綠色的襯衫），我們確知它在哪裡，並且清楚它已被點開一次。

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◎ 本文摘自／《上線時間管理術：Google時間管理一姐的高效秘訣，找到工作／生活／自己的平衡與幸福》蘿拉．梅．馬丁 著
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