我們現在的人際交流和獲取訊息的管道非常多，但是利用時間的效率卻相對低。對現在的人們來說，即便是安心的把一件最簡單的事情做好，也是一件困難的事情。人們隨時會被身邊的訊息打斷，手機響了，郵件來了……許多意外因素分散了我們的注意力，將處理任何一件普通小事的時間都拉得很長。
你也會因此感到很無奈，不是嗎？現在問題的重點已經不是工作量的大小，而是時間的分配。我們無法懂得有效率的利用時間，就像所有精力都被時間預先支取了一樣。
番茄鐘時間管理法 幫你「切分時間」
該如何提高工作效率，讓自己更能集中精神工作呢？這是人們非常關注的一個問題。換句話說：「如何讓時間在我們的行動力中扮演積極的角色？」最簡單易行的時間管理方法，就是「切分時間」，像流水線一樣進行管理。例如運用番茄時間管理法，從微觀角度分配和管理時間，發揮每個時間單元的效率，提升行動效能。
我們把一顆番茄視為一個工作週期，以每25分鐘為一個單位，稱之為一個「番茄時間」。在這段時間內，我們要一直處在工作狀態中不能間斷。當25分鐘結束時，讓自己休息幾分鐘，再進入新的「番茄時間」。依此循環，直到完成計畫內的工作。具體操作的原則是：
1. 每個番茄時間都是完整的，不許分割，不存在半個或一個半的番茄時間，我們必須嚴格遵守這個原則。
2. 如果你在一個番茄時間內，做了與當前的工作無關的事情，那麼這個番茄時間便是無效的，也沒有任何意義，必須作廢重來，進入一個新的番茄時間。
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3. 番茄時間管理法只適用於工作，在生活上無法應用，即使強制應用於生活上，效果也不盡理想，因為生活中的事情存在太多可變性，不像工作有很強的規律可以遵循。
4. 自己的番茄時間只適用於自己，無法與別人比較。不同的工作，在運用中產生的效果也不盡相同；就算是工作相同，運用的方法不一樣，工作效率也會不同。所以，你不需要跟別人比較，因為這種對比不具任何意義。
5. 利用番茄時間來管理時間和分配工作，使用的數量並不能決定任務的成敗，只是為了提高做事效率。所以，不要覺得有了這個方法，做任何事就一定會成功。記住：效率不等於效果。事實上，你只是獲得更高的效率，能充分發揮和利用時間，以達到時間管理的目的，這有助於你養成良好習慣。
6. 最重要的一項原則，就是你一定要擁有一個適合的作息表，要符合作息規律，也是自己所喜歡的，這樣才能更合理安排時間，堅持下去。一個不懂得維持身體健康的人，即使學會番茄時間管理法，也不會得到好效果。
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提升效率！每日規畫5步驟
有了這些原則，剩下的就是如何具體實戰的問題。在細節方面，我們應該注意什麼？
第一、先做規畫。上班後（或早晨起來後）要做的第一件事情，就是規畫今天必須完成的任務，把想到和要做的工作列一張清單，寫在隨身攜帶的筆記上，或在電腦桌面上做一個醒目的表格。
第二、設定番茄時間長度。根據工作規畫，設定你的「番茄時間」，用手機或鬧鐘就可以，設定25分鐘的倒數器，然後開始工作。你可以根據自身的情況來設定「番茄時間」的長度，原則上25至30分鐘為佳。
第三、休息時間。在25分鐘後，放下手邊工作，休息一會兒。這是重要的時刻，你可以站起來伸個懶腰，眺望遠方，放鬆一下眼睛。你也可以聽音樂5分鐘，以舒緩的曲子為佳。但是，不要利用這個機會打瞌睡。
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第四、按順序進行。訂下番茄時間後，就要按照規定不停工作，直到完成這個任務，然後把這項工作從清單裡槓掉，再繼續下一個番茄時間。所有工作要按照優先順序進行，先處理緊急和重要的事項，再處理那些不怎麼緊急和不太重要的事項。
第五、階段性工作。在進行4或5個番茄時間後（具體數量可自行決定，原則上不超出自己身體的承受力），就必須強制休息一個番茄時間，這是為了能提高後面利用番茄時間的效能。
遇上其他工作、意外打擾怎麼辦？
當然，也有比較特殊的情況，如果在一個番茄時間內，突然有其他不得不做的工作，那麼你就要停止這個番茄時間。當這個番茄時間作廢時，哪怕它只剩下1分鐘，你做完另外一項工作後，也要重新計時──從這個番茄時間的第1分鐘重新來過，以示對此時間管理法則的重視。透過這種強化行為，來幫助我們養成嚴格遵守時間規畫的習慣。
對於突如其來的工作，例如上司的要求、同事的請求，如果不是非得現在處理的事項，你可以在自己的清單上做個標記，註明「打擾」或者「意外」，然後繼續自己的工作。
還有一些「意外」和「打擾」是比較正常的，那就是突如其來的電話。一般來說，上班時間打來的電話很多，可能是客戶、同事，也可能是親人打來的，你不可能不接。但既然接了電話，就會打擾到你正在進行的工作。所以，有必要的話，要在我們所制定的番茄時間內預留5分鐘，這是用來處理意外的時間，主要用以接聽電話。也就是「25加5」，每個番茄單元都預留5分鐘。
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工作未完成怎麼辦？
在我們設定好的番茄時間內，經常會發生工作未完成的情形。有人會把這件事情順延，留到明天去做。但此舉非常不明智，因為這等於增加了明天的工作量。處理「未完成工作」的原則是：如果剩餘的工作不多，建議你加班也要完成。
出現這種情況，可能是你列出的任務清單有問題，沒有對自己要做的事情進行準確評估，也就是說對自己的業務還不是很熟練，顯然你不知道能在多久時間內完成這個工作。因此，你要在工作規畫方面做出相應的調整，以便更合理分配自己的時間。
◎ 本文摘自《為何我們總是想得太多，卻做得太少》 ◎ 圖片來源／達志影像/shutterstock提供
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