你還沒有登入 / 加入會員唷!
馬上成為會員就可以 收藏 你喜歡的文章囉!
登入/加入會員
收藏成功
已複製連結
養生

不想被工作淹沒!成功人士都愛用的「番茄鐘時間管理法」 你學會了嗎?

  • 王家瑜 整理
  • 2021/02/07 09:45
  • 字體放大
  • 我們現在的人際交流和獲取訊息的管道非常多,但是利用時間的效率卻相對低。對現在的人們來說,即便是安心的把一件最簡單的事情做好,也是一件困難的事情。人們隨時會被身邊的訊息打斷,手機響了,郵件來了……許多意外因素分散了我們的注意力,將處理任何一件普通小事的時間都拉得很長。

     

    你也會因此感到很無奈,不是嗎?現在問題的重點已經不是工作量的大小,而是時間的分配。我們無法懂得有效率的利用時間,就像所有精力都被時間預先支取了一樣。

     

    番茄鐘時間管理法 幫你「切分時間」

    該如何提高工作效率,讓自己更能集中精神工作呢?這是人們非常關注的一個問題。換句話說:「如何讓時間在我們的行動力中扮演積極的角色?」最簡單易行的時間管理方法,就是「切分時間」,像流水線一樣進行管理。例如運用番茄時間管理法,從微觀角度分配和管理時間,發揮每個時間單元的效率,提升行動效能。

     

    我們把一顆番茄視為一個工作週期,以每25分鐘為一個單位,稱之為一個「番茄時間」。在這段時間內,我們要一直處在工作狀態中不能間斷。當25分鐘結束時,讓自己休息幾分鐘,再進入新的「番茄時間」。依此循環,直到完成計畫內的工作。具體操作的原則是:

     

    1. 每個番茄時間都是完整的,不許分割,不存在半個或一個半的番茄時間,我們必須嚴格遵守這個原則。

     

    2. 如果你在一個番茄時間內,做了與當前的工作無關的事情,那麼這個番茄時間便是無效的,也沒有任何意義,必須作廢重來,進入一個新的番茄時間。

    延伸閱讀:忙碌讓人生病!學烏龜慢活養生:跟隨自己的節奏、只專注做一件事

     

    3. 番茄時間管理法只適用於工作,在生活上無法應用,即使強制應用於生活上,效果也不盡理想,因為生活中的事情存在太多可變性,不像工作有很強的規律可以遵循。

     

    4. 自己的番茄時間只適用於自己,無法與別人比較。不同的工作,在運用中產生的效果也不盡相同;就算是工作相同,運用的方法不一樣,工作效率也會不同。所以,你不需要跟別人比較,因為這種對比不具任何意義。

     

    5. 利用番茄時間來管理時間和分配工作,使用的數量並不能決定任務的成敗,只是為了提高做事效率。所以,不要覺得有了這個方法,做任何事就一定會成功。記住:效率不等於效果。事實上,你只是獲得更高的效率,能充分發揮和利用時間,以達到時間管理的目的,這有助於你養成良好習慣。

     

    6. 最重要的一項原則,就是你一定要擁有一個適合的作息表,要符合作息規律,也是自己所喜歡的,這樣才能更合理安排時間,堅持下去。一個不懂得維持身體健康的人,即使學會番茄時間管理法,也不會得到好效果。

    延伸閱讀:每天都好累?放空不等於放鬆 這樣做真正「幫大腦關機」

     

    提升效率!每日規畫5步驟 

    有了這些原則,剩下的就是如何具體實戰的問題。在細節方面,我們應該注意什麼?

     

    第一、先做規畫。上班後(或早晨起來後)要做的第一件事情,就是規畫今天必須完成的任務,把想到和要做的工作列一張清單,寫在隨身攜帶的筆記上,或在電腦桌面上做一個醒目的表格。

     

    第二、設定番茄時間長度。根據工作規畫,設定你的「番茄時間」,用手機或鬧鐘就可以,設定25分鐘的倒數器,然後開始工作。你可以根據自身的情況來設定「番茄時間」的長度,原則上25至30分鐘為佳。

     

    第三、休息時間。在25分鐘後,放下手邊工作,休息一會兒。這是重要的時刻,你可以站起來伸個懶腰,眺望遠方,放鬆一下眼睛。你也可以聽音樂5分鐘,以舒緩的曲子為佳。但是,不要利用這個機會打瞌睡。

    延伸閱讀:番茄工作法黃金5分鐘怎麼吃?營養師揭4食物也是提神好物

     

    第四、按順序進行。訂下番茄時間後,就要按照規定不停工作,直到完成這個任務,然後把這項工作從清單裡槓掉,再繼續下一個番茄時間。所有工作要按照優先順序進行,先處理緊急和重要的事項,再處理那些不怎麼緊急和不太重要的事項。

     

    第五、階段性工作。在進行4或5個番茄時間後(具體數量可自行決定,原則上不超出自己身體的承受力),就必須強制休息一個番茄時間,這是為了能提高後面利用番茄時間的效能。

     

    遇上其他工作、意外打擾怎麼辦?

    當然,也有比較特殊的情況,如果在一個番茄時間內,突然有其他不得不做的工作,那麼你就要停止這個番茄時間。當這個番茄時間作廢時,哪怕它只剩下1分鐘,你做完另外一項工作後,也要重新計時──從這個番茄時間的第1分鐘重新來過,以示對此時間管理法則的重視。透過這種強化行為,來幫助我們養成嚴格遵守時間規畫的習慣。

     

    對於突如其來的工作,例如上司的要求、同事的請求,如果不是非得現在處理的事項,你可以在自己的清單上做個標記,註明「打擾」或者「意外」,然後繼續自己的工作。

     

    還有一些「意外」和「打擾」是比較正常的,那就是突如其來的電話。一般來說,上班時間打來的電話很多,可能是客戶、同事,也可能是親人打來的,你不可能不接。但既然接了電話,就會打擾到你正在進行的工作。所以,有必要的話,要在我們所制定的番茄時間內預留5分鐘,這是用來處理意外的時間,主要用以接聽電話。也就是「25加5」,每個番茄單元都預留5分鐘。

    延伸閱讀:手機多久沒關機了?7項自我檢測:你有手機焦慮症嗎?

     

    工作未完成怎麼辦?

    在我們設定好的番茄時間內,經常會發生工作未完成的情形。有人會把這件事情順延,留到明天去做。但此舉非常不明智,因為這等於增加了明天的工作量。處理「未完成工作」的原則是:如果剩餘的工作不多,建議你加班也要完成。

     

    出現這種情況,可能是你列出的任務清單有問題,沒有對自己要做的事情進行準確評估,也就是說對自己的業務還不是很熟練,顯然你不知道能在多久時間內完成這個工作。因此,你要在工作規畫方面做出相應的調整,以便更合理分配自己的時間。

     

    ◎ 本文摘自《為何我們總是想得太多,卻做得太少》  ◎ 圖片來源/達志影像/shutterstock提供

     

    →名醫觀點、養生妙招都在這!快點我加入【健康2.0 LINE好友】
    →最新健康資訊不漏接!快點我加入【健康2.0 FB粉絲頁】

     

    相關文章
    生活忙碌讓大腦打結了!你該試試「減法思考」 找出拖累大腦的元凶
    久坐族必學臀部伸展 10分鐘放鬆緊繃肌肉 尤其第6招超舒服!
    你曾被性騷擾?專家曝4種工作 最容易發生性騷擾
    想要幸運降臨?這群人工作順利、績效好 都有1種特質!

  • 人氣排行榜