工作總是拖延？同事比你早下班？職涯教練最喜歡的5個高效率祕訣
朱育嫻 整理 ｜ 2021/04/29 14:36
你工作總要拖到最後時限才會完成？你討厭自己工作的時候，很自然就會做一些事去拖延，不管是玩臉書、和同事聊八卦或是吃很久的午餐；但當你決定只花固定的時間工作，你就得明智運用這段時間；上班的時候好好工作，這樣你下班後才可以不用工作。
事先規劃有助於提高工作效率
美國職涯教練克莉絲坦．扎沃在著作中指出，當你知道自己得在特定時間下班，那你就會更快完成工作，深夜加班會變成例外，而非常規；事先規劃有助於你提高工作效率。如果你買了表演票、要和朋友共進晚餐，或是已經繳了瑜伽課的費用，那你就更有可能為了能準時下班，變得非常有效率。
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「5大祕訣」提高生產力準時下班
要做到如此，克莉絲坦分享以下自己最喜歡的5個生產力祕訣：
1.把會議最小化
無數的調查和研究顯示，會議不但浪費時間和金錢，還會影響生產力和幸福感。如果可以的話，建議在目標和角色不明確的情況下拒絕開會，或是至少在參加之前釐清這些事項。問問自己是不是可以派團隊的其他成員去，或是不是整個團隊都受邀出席，那麼參加會議才有意義。另外，開會時間短一點、議程更緊湊一點，都能夠減輕一些時間負擔。
2.保護自己的「魔力時間」
美國作家克雷格．巴蘭坦（CRAIG BALLANTYNE）在他《完美日程安排》書中，把你的「魔力時間」定義為一天當中，你能夠比其他任何時間多完成3倍工作量的時間。你可能已經知道是哪個時間點，不管是哪時候，盡最大努力維護它，然後用它作為實際、專注的工作時間。
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3.減少分心干擾
研究顯示，在你工作被打斷之後，要再進入到狀態，需要花費11～25分鐘的時間，難怪我們會整日忙碌，到了應該下班的時間，卻什麼也沒做完。克莉絲坦發現在工作時，把會令你分心的因素降到最低，可以提高工作效率，並減少工作時間。
這對你來說可能代表，你需要關掉電腦上Outlook電子郵件的彈跳通知、在特定時間檢視電子郵件（例如早起第一時間、午餐前，以及下班前），以及把手機正面朝下擺放，或是設定為飛行模式。如果你是在開放式的辦公室裡工作，同事常停下來提問或聊天，你可以找找看有沒有其他能夠工作的地點。
4.分批處理任務
與被打斷後，要再回到工作狀態類似，一心多用處理工作項目，也會讓你缺乏效率。所以才出現了把類似的活動安排在一起、分批處理任務的方式。當你列出周六早上要執行的所有差事，或撥出幾個小時的時間打掃家裡的時候，你已經在私人時間做到了分批處理。根據你的工作類型，這可能代表安排幾個小時或甚至一整天的時間完成類似的任務，比如寫作、打電話、管理職責等。
5.休息小憩
報導指出，美國人平均的專注時間是8秒鐘，比金魚還要短；但我們卻得坐在辦公桌前，連續工作8、10、12個小時，你很難每隔幾秒、幾分鐘就休息一下。研究顯示，每50～90分鐘起來伸展、走一走，有助於提高生產力。設定計時器實驗看看，看看哪種方法對你有效。
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◎ 本文摘自／《我只是好好生活，工作竟然變順了》克莉絲坦．扎沃 著
◎ 圖片來源／達志影像/shutterstock提供
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