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樂活

工作總是拖延?同事比你早下班?職涯教練最喜歡的5個高效率祕訣

  • 朱育嫻 整理
  • 2021/04/29 14:36
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  • 你工作總要拖到最後時限才會完成?你討厭自己工作的時候,很自然就會做一些事去拖延,不管是玩臉書、和同事聊八卦或是吃很久的午餐;但當你決定只花固定的時間工作,你就得明智運用這段時間;上班的時候好好工作,這樣你下班後才可以不用工作。

     

    事先規劃有助於提高工作效率

    美國職涯教練克莉絲坦.扎沃在著作中指出,當你知道自己得在特定時間下班,那你就會更快完成工作,深夜加班會變成例外,而非常規;事先規劃有助於你提高工作效率。如果你買了表演票、要和朋友共進晚餐,或是已經繳了瑜伽課的費用,那你就更有可能為了能準時下班,變得非常有效率。

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    5大祕訣」提高生產力準時下班

    要做到如此,克莉絲坦分享以下自己最喜歡的5個生產力祕訣:

     

    1.把會議最小化

    無數的調查和研究顯示,會議不但浪費時間和金錢,還會影響生產力和幸福感。如果可以的話,建議在目標和角色不明確的情況下拒絕開會,或是至少在參加之前釐清這些事項。問問自己是不是可以派團隊的其他成員去,或是不是整個團隊都受邀出席,那麼參加會議才有意義。另外,開會時間短一點、議程更緊湊一點,都能夠減輕一些時間負擔。

     

    2.保護自己的「魔力時間」

    美國作家克雷格.巴蘭坦(CRAIG BALLANTYNE)在他《完美日程安排》書中,把你的「魔力時間」定義為一天當中,你能夠比其他任何時間多完成3倍工作量的時間。你可能已經知道是哪個時間點,不管是哪時候,盡最大努力維護它,然後用它作為實際、專注的工作時間。

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    3.減少分心干擾

    研究顯示,在你工作被打斷之後,要再進入到狀態,需要花費11~25分鐘的時間,難怪我們會整日忙碌,到了應該下班的時間,卻什麼也沒做完。克莉絲坦發現在工作時,把會令你分心的因素降到最低,可以提高工作效率,並減少工作時間。


    這對你來說可能代表,你需要關掉電腦上Outlook電子郵件的彈跳通知、在特定時間檢視電子郵件(例如早起第一時間、午餐前,以及下班前),以及把手機正面朝下擺放,或是設定為飛行模式。如果你是在開放式的辦公室裡工作,同事常停下來提問或聊天,你可以找找看有沒有其他能夠工作的地點。

     

    4.分批處理任務

    與被打斷後,要再回到工作狀態類似,一心多用處理工作項目,也會讓你缺乏效率。所以才出現了把類似的活動安排在一起、分批處理任務的方式。當你列出周六早上要執行的所有差事,或撥出幾個小時的時間打掃家裡的時候,你已經在私人時間做到了分批處理。根據你的工作類型,這可能代表安排幾個小時或甚至一整天的時間完成類似的任務,比如寫作、打電話、管理職責等。

     

    5.休息小憩

    報導指出,美國人平均的專注時間是8秒鐘,比金魚還要短;但我們卻得坐在辦公桌前,連續工作8、10、12個小時,你很難每隔幾秒、幾分鐘就休息一下。研究顯示,每50~90分鐘起來伸展、走一走,有助於提高生產力。設定計時器實驗看看,看看哪種方法對你有效。

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    ◎ 本文摘自/《我只是好好生活,工作竟然變順了》克莉絲坦.扎沃 著
    ◎ 圖片來源/達志影像/shutterstock提供

     

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