發言老是抓不到重點？專家教你「高效精準表達」 迅速省下3倍時間

開會總是抓不到重點嗎？不知道要怎麼在會議上回報工作進度？拜訪客戶後，要如何以最有效率的方式報告？日本顧問公司負責人安達裕哉表示，在發言之前要深化思考，進而把話說得更清楚易懂。

把話說得清楚很重要

安達裕哉指出，「有好好思考的人」和「沒在思考的人」的差異，不在於思考的量，而在於思考的「質」。把話說得清楚易懂的思考軸心，那就是區分「事實」與「意見」。如以下對話為例：

主管：抱歉昨天生意談到一半我就先離開了。結果客戶有決定要委託我們了嗎？
新人：我想應該是沒問題。
主管：沒問題的意思是？我想知道到底是決定了還是沒決定…
新人：嗯，還沒決定。

安達裕哉表示，這是經常會出現在新人與主管之間的對話。說話時不僅無法從結論講起，還「無法區分事實與意見」，屬於說話難懂的典型例子。他指出，此對話接著如下繼續發展。

主管：這樣啊，我以為應該就這樣決定了…客戶有提到任何疑慮嗎？
新人：似乎是對金額不滿意。
主管：我再問你一次，客戶有「說」他不滿意嗎？
新人：也沒有，確實…應該是沒這麼說。
主管：那你為什麼說對方覺得不滿意。
新人：嗯…
主管：我再問你一次，為什麼會這樣說呢？
新人：嗯…對方確實有問到，在金額方面是否還有商量的餘地？
主管：商量是吧…那你怎麼回答？
新人：我自己做不了主，所以就說我要回去跟主管討論。
主管：那客戶怎麼說？
新人：對方似乎接受了我的說法。
主管：我是問，客戶實際上說了什麼？
新人：喔，抱歉。那個…他說「我了解」。還有，我剛剛想起來，他還說報價希望能用指定的格式。

安達裕哉認為，就像這樣，當說話的人無法區別事實與意見時，要透過他的話來瞭解狀況，所需花費的時間往往是平常的3倍。

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大腦會擅自替換問題

那麼，為什麼會發生這種現象呢？安達裕哉說明，行為經濟學家丹尼爾・康納曼曾經說過，人被問到困難的問題時，會自動將其替換為簡單的問題。例如以下提問：

【問題】你現在有多幸福？

安達裕哉認為，對於這個問題，回答「應該還不錯…」的人很多吧？他分析，若是要精準地回答此問題， 就必須先定義「幸福」，估算過去的幸福程度，再和現在的幸福程度做比較後，才能說明現在有多幸福。但這實在是非常麻煩又困難，於是他指出，多數人的大腦都會擅自將之替換為「現在的自己感覺怎麼樣？」然後就做出「 還算不錯」 之類的回答。他說，這就是丹尼爾・康納曼所謂「捷思法（Heuristic）」的大腦功能。

事實與意見的區隔

安達裕哉表示，在剛剛主管與部屬的對話例子中，對於主管的「結果客戶有決定要委託我們了嗎？」這個問題，若是要精準地回答，應該要像這樣：

新人：客戶沒有當場決定。因為他問我在金額方面「是否還有商量的餘地？」不過，只要在金額上達成共識，問題就解決了，所以是有可能下單的。

安達裕哉認為，只是要想出這樣的答案，對這位部屬來說實在太麻煩了。於是部屬就把「結果客戶有決定要委託我們了嗎？」擅自替換成了「你覺得能拿到這筆訂單嗎？」於是便只回答了自己的想法：「我想應該是沒問題。」

這就是無法區隔「事實」與「意見」的人的真面目。他說明，不擅長處理「事實」與「意見」的人，可能是將自己的既有成見或意見視為最優先，以致於無法做出適切的回答。

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如何讓表達更清晰？區隔事實與意見是可以學習的

那麼，這種能力是可以透過後天學習的嗎？安達裕哉個人認為這是「可以學習的」。他說，畢竟這是「專注力」的問題，而不是「聰明」與否的問題。他呼籲，只要說話前先思考過，不管是提案發表、商務會議、向他人請教、面試、銷售話術、初見面交談…每個人都能成為「頭腦好的人」，進而產生強大的影響力。

安達裕哉建議，如何把話講得清楚易懂？找主管商量時，與其說「我有一件事想討論」，不如直接指出結論「有個關於客訴的問題想和您請教」。他也提醒，如何表達出自己的意見？只依據自身的經驗，發表主觀的感受是不夠的，要為主觀的事實添加證據，使之成為他人也可接受的形式。

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◎ 本文摘自／《頭腦好的人說話前思考的事》安達裕哉 著
◎ 圖片來源／達志影像/shutterstock提供

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