職場管理技巧!下屬不匯報、不按指示做事、動作慢 這樣說提升職場效率
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職場上對人的管理最讓主管傷神,面對不愛匯報的下屬、不按指示做事、固執又沒效率的人,該如何應對?一般社團法人日本心理支援管理機構代表理事長大野萌子分享3種情況和神對應說話方式,讓你不得罪人又能提升效率。以下是她的分享。
下屬沒有匯報
顧人怨的鹽對應:為什麼沒有早一點好好地向我報告?
「為什麼」是危險問句。就算逼問理由,對方也只會產生反彈心理,並不會採取改善行動,因此這種發問是禁句。此外,「好好地」、「早一點」等詞彙的定義容易因人而異,例如「早一點」有人認為是「立刻」、有人認為是「幾天之內」,最好避免使用。
不要太執著於「怠於報告的理由」。重點應擺在「改變對方接下來的行動」上,展望未來的積極應對是更理想的做法。
萬人迷的神對應:有問題的案件要當場馬上連絡我唷!
情緒化地指責對方「沒有匯報」的失誤,只會損害彼此的信賴關係。與其責備,還不如向對方明確地發出行動指示。無論是什麼失誤,具體規劃改善措施,才是防止再犯的最佳對策。例如可以說:「請在每天〇點前向我定期匯報。」與對方共享報告的規則並徹底執行。
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下屬不照著指示做事
顧人怨的鹽對應:不能用那種方法做事,給我按之前的案例行事!
發現下屬沒按照自己的指示、沒有承襲先例,常常讓人想劈頭開罵,愈有正義感的人愈是如此。但是不分青紅皂白地予以否定,只會讓下屬瞬間失去動力。最終還可能導致大家變成一群只做交代的事、被動等待指示的人。
下屬的行為背後一定有其理由。建議不要先否定,應探詢下屬的意圖與情況、展現包容的態度,這樣才能加深信賴關係。
萬人迷的神對應:這個做法與以往不同,可以告訴我各位的計畫嗎?
發現下屬用不同的方法做事時,應該先詢問這麼做的理由(情況或意圖),說不定還能藉此發現業務上需改進的地方。要是無特殊理由,或者純屬失誤時,則要求修正。若下屬的做法有缺點時,還可以附上理由以要求修正。傾聽是主管做出準確判斷的第一步。
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有下屬作業速度較慢時
顧人怨的鹽對應:大家都能做得更快呢。
如果發覺有下屬作業速度較慢,關心一下自然沒問題。不過,要是講的都是些挖苦人的話,只會傷害到對方。這麼做不僅狀況不會有任何改善,還可能構成騷擾。基本上,絕對不能把對方跟別人進行「比較」。此外,「沒用的人」等否定人格的話更是大NG。
任何人都有自己擅長和不擅長的事。高明地給予幫助能提升整體職場的效率,反之嫌棄或置之不理則可能招來反效果。
萬人迷的神對應:你在工作上好像卡關了,是不是哪裡有問題呢?
發現下屬工作進度緩慢時,可以從嘗試改善狀況出發。行動時建議採「詢問本人作業費時的原因」、「具體指示接下來該怎麼做」這兩階段來進行,以盡早找到解決辦法。傾聽本人心聲特別重要,理想情況是營造容易溝通、無壓力的氛圍,仔細聆聽下屬的想法。
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◎ 本文摘自/《說話太「鹽巴」?不得罪人又能全身而退的萬人迷溝通術》大野萌子 著
◎ 圖片來源/達志影像/shutterstock提供
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